در کنار اصلاح ساختارها و بازطراحی فرآیندهای اداری، رسیدگی مستقیم به مسائل و ابهامات مراجعان در حوزه صدور پروانه مطب نیز به‌صورت مستمر در دستور کار قرار داشت. در بسیاری از موارد، بررسی حضوری پرونده‌ها و گفت‌وگوی مستقیم با اعضا، امکان شناسایی دقیق‌تر موانع و ارائه راه‌حل‌های قانونی و اجرایی را فراهم کرد.
در یکی از این موارد، خانم دندانپزشکی که کلیه شرایط مندرج در تبصره ۷ را دارا بودند، برای بررسی امکان صدور پروانه مطب در تهران مراجعه کردند. پس از بررسی پرونده، از نظر این معاونت مانعی برای صدور پروانه وجود نداشت، اما مشکل اصلی آن بود که معاونت درمان یکی از دانشگاه‌های تهران، برخلاف روال صحیح، از ایشان درخواست معرفی‌نامه از سوی نظام پزشکی کرده بود. در پی این موضوع، با مدیر نظارت دانشگاه تماس گرفته شد و روند قانونی به‌صورت شفاف تبیین گردید. بر این اساس، در موارد مربوط به تبصره ۷ برای فعالیت در کلینیک‌های خصوصی یا دولتی، ابتدا باید در صورت موافقت کلینیک، نامه موافقت معاونت درمان برای سازمان نظام پزشکی ارسال شود تا پرونده در کمیسیون تبصره ۷ مطرح شود. این کمیسیون به‌صورت ماهانه و با حضور نماینده وزارت بهداشت در سازمان نظام پزشکی کشور تشکیل می‌شود و پس از تصویب آن، امکان صدور پروانه طبابت فراهم خواهد شد. این پیگیری، ضمن رفع ابهام پرونده، از ایجاد رویه‌های نادرست در فرآیندهای بعدی نیز جلوگیری کرد.
در موردی دیگر، خانم دندانپزشک جوانی که دارای پروانه مطب در یکی از شهرهای اطراف تهران بودند، درخواست صدور پروانه برای تهران را مطرح کردند. بررسی دقیق پرونده و شرایط ایشان نشان داد که هیچ‌یک از بندهای تبصره ۷ شامل حال ایشان نمی‌شود، هرچند به‌دلیل شرایط کاری و دشواری‌های حضور در شهر محل فعالیت، به‌ویژه به‌عنوان یک همکار جوان و مجرد، با مشکلاتی مواجه بودند. در این جلسه، ضمن تبیین دقیق وضعیت قانونی، راهکار عملی و حمایتی به ایشان پیشنهاد شد؛ از جمله اینکه پس از بررسی سایر شهرهای اطراف تهران، با یکی از همکاران مورد اعتماد خود به‌صورت مشترک اقدام به راه‌اندازی مطب کنند. این پیشنهاد، علاوه بر آنکه برای ایشان می‌توانست بخشی از دشواری‌های موجود را کاهش دهد، به‌عنوان الگویی کاربردی برای سایر همکاران جوان، به‌ویژه بانوان شاغل در شهرهای پیرامونی تهران نیز قابل طرح و استفاده است.
همچنین در دو پرونده دیگر، با پیگیری مستقیم، روند دریافت یا عدم نیاز به پروانه مطب برای دو همکار دندانپزشک تسهیل شد. در پرونده نخست، دندانپزشکی که در دوره خدمت سربازی بودند، برای فعالیت در کلینیک مستقر در شهرک نظامی نیاز به تعیین تکلیف وضعیت پروانه داشتند. در پرونده دوم نیز خانم دندانپزشکی که هم‌زمان با گذراندن طرح، قصد فعالیت ذیل شبکه بهداشت را داشتند، با این اعلام مواجه شده بودند که برای این فعالیت نیازمند دریافت پروانه هستند. برای بررسی دقیق این دو موضوع، جلسه‌ای حضوری با آقای دکتر رسولی، مدیر نظارت بر درمان دانشگاه تهران، برگزار شد. در نتیجه این پیگیری، مشخص شد که نه دندانپزشک سرباز در محل خدمت خود و نه دندانپزشک طرحی در شبکه بهداشت محل اشتغال، برای همان حوزه فعالیت نیازمند پروانه مطب نیستند. با این حال، مقرر شد در صورتی که هر یک از این افراد، نامه رسمی مبنی بر عدم نیاز به پروانه در ساعات اداری ارائه کنند، امکان صدور پروانه برای شهر مورد نظر آنان جهت فعالیت در ساعات غیراداری، از جمله در مطب یا کلینیک، فراهم شود.
مجموع این اقدامات نشان داد که در بسیاری از موارد، بخشی از مشکلات مراجعان نه از نبود راه‌حل قانونی، بلکه از ابهام در تفسیر مقررات، ناهماهنگی بین‌بخشی یا نبود پیگیری مستقیم ناشی می‌شود. ورود فعالانه به این پرونده‌ها، ضمن کمک به حل مسائل فردی همکاران، به شفاف‌تر شدن رویه‌ها و تسهیل خدمت‌رسانی در سطحی گسترده‌تر نیز منجر شد.
